Tips en trucs voor effectief onderhandelen

Het onderhandelen over een bedrijfsoverdracht is voor de meeste ondernemers eenmalig en spannend. Maar ook ongrijpbaar. Waar begint het onderhandelen en wanneer houdt het op? Wat is ‘goed’ onderhandelen. En hoe kunt u het verbeteren? Wanneer is er sprake van onderhandelen? Wanneer vinden de onderhandelingen over de bedrijfsoverdracht plaats? Onderhandelen op basis van argumenten Onderhandelen op basis van macht Onderhandelen op basis van creativiteit Fasen in het onderhandelingsproces

Onderhandelen over de overdracht van uw bedrijf is onvergelijkbaar met de onderhandelingen die u waarschijnlijk dagelijks voert met klanten en leveranciers. Een bedrijfsoverdracht heeft nu eenmaal een grotere complexiteit - met financiële, juridische, fiscale en (niet in de laatste plaats) emotionele raakvlakken. Zeker die laatste werken vaker tegen dan mee. Voer de onderhandelingen daarom bij voorkeur samen met iemand die geen emotionele betrokkenheid heeft met overdracht.

Wanneer is er sprake van onderhandelen?

Bij onderhandelen zijn altijd twee of meer partijen betrokken, die een wederzijdse afhankelijkheid hebben. De partijen hebben verschillende posities, die deels strijdig en deels gemeenschappelijk zijn. Wel bestaat er een soort van machtsevenwicht. Eén partij kan niet zomaar zijn wil opleggen aan de andere partij of zelfstandig de onderhandelingen beëindigen. De moeilijkheid bij onderhandelingen is dat de strijdige belangen vaak duidelijk zijn en de elementen die partijen aan elkaar binden onvoldoende ter tafel komen. Dit wordt wel eens de ‘belangen-ijsberg’ genoemd: slechts 10% drijft boven water.

Wanneer vinden de onderhandelingen over de bedrijfsoverdracht plaats?

Vanaf het allereerste contact wordt er over de overdracht ‘onderhandeld’: - Tijdens de benadering van potentiële kopers; - tijdens informatieoverdracht door middel van een informatiememorandum of gesprekken; - tijdens het opstellen van een intentieverklaring; - tijdens de uitvoering van een due diligence; - tijdens de opstelling van het definitieve contract. Gedurende het gehele verkoopproces moet u posities innemen, uw belangen bij de andere partij over het voetlicht brengen én uw bedrijf blijven runnen.

Onderhandelen op basis van argumenten

Ongeveer 80% van de mensen onderhandelt op basis van argumenten. Toch is het niet altijd succesvol. Een van de voordelen van argumenten is dat als u een partij kan overtuigen, alle partijen een goed gevoel hebben over de uitkomst. De relatie die de partijen hebben, zal daardoor een positieve impuls krijgen. Nadelen zijn er ook. In een ongunstig geval heeft de andere partij geen interesse in uw argumenten. In een nog erger geval is de ander slimmer en ‘wint’ dus de discussie. Deze stijl van onderhandelen mondt derhalve vaak uit in het ‘punten scoren’ wat de relatie tussen partijen juist alleen maar verslechtert.

Onderhandelen op basis van macht

Dit heeft als voordeel dat het simpel toe te passen is. Daarnaast heeft u wellicht geluk en daarmee kans op een goede deal. Machtsmiddelen zijn onder meer tijd (deadlines), een informatievoorsprong en de beschikking over voldoende alternatieven.

Onderhandelen op basis van creativiteit

Als niets anders helpt, is creativiteit de enige mogelijkheid om impasses te doorbreken of om schijnbaar onoverkomelijke ‘gaten’ te overbruggen. Creativiteit mag natuurlijk altijd. De deal wordt er waarschijnlijk beter van en de relatie tussen partijen ook. Nadelen zijn beperkt, maar het grootste bezwaar van creativiteit is dat het moeilijk is en daardoor niet voor iedereen weggelegd. Daarnaast sluimert er het gevaar van ingewikkelde constructies, die in theorie wellicht wel kloppen, maar in de praktijk nauwelijks uitvoerbaar zijn.

Fasen in het onderhandelingsproces

Het onderhandelingsproces kent vijf fasen:

• Voorbereiding
• Identificatie van het verschil
• Overbruggen van het verschil
• Overeenstemming
• Evaluatie

Voorbereiding - Het belangrijkste doel van de voorbereiding is het managen van de informatieverstrekking tijdens het onderhandelingsproces. Om de voorbereiding te structureren, kunt u gebruikmaken van de informatiematrix:

Geven          Krijgen ----------------------------- Niet geven   Verrassing

Met name bij onderhandelen in teamverband is het essentieel dat de leden van het team weten welke informatie ze kunnen vragen en vooral geven! Teneinde te voorkomen dat uw gezicht boekdelen spreekt, is het ook belangrijk om vooraf te bedenken voor welke verrassingen u kan komen te staan. Informatie die u wel en niet geeft, is informatie die uw onderhandelingspositie versterkt respectievelijk ondermijnt.

Identificatie van het verschil - Het onderhandelingsgesprek begint met een identificatie van het verschil dat er tussen partijen is. Een goed hulpmiddel daarbij is de agenda. Zorg dat u tijdens de bijeenkomst samen met de andere partij de agenda van het gesprek opstelt. Dit heeft als voordeel dat alle onderhandelingspunten in een keer in kaart worden gebracht. Daarnaast geeft het u de mogelijkheid om over meerdere zaken tegelijk te onderhandelen, waardoor u van een aantal punten tegelijk communicerende vaten kan maken. Ook kan u de zogenaamde ‘package deals’ maken. Vervolgens moet een van de partijen een openingsbod doen. Kom niet in de verleiding de andere partij het openingsbod te laten doen! Bereid uzelf goed voor en doe zelf een eerste bod. Een belangrijk effect hiervan is dat het eerste bod vaak als een soort ‘anker’ wordt gezien. Vanuit dat punt wordt er verder onderhandeld. Maar onderhandel eerst ook met uzelf. Een te hoog bod geeft een groot afbreukrisico en een te laag openingsbod gaat nooit meer terug omhoog. Wees stellig bij het uitbrengen van uw openingsbod. Vertwijfeld taalgebruik als: ‘Ik denk aan een bod van ongeveer x euro’ is niet stellig. Gebruik ook nooit een range van getallen. U komt dan nooit meer boven de onderkant van de range uit.

Overbruggen van het verschil - Als de verschillende posities van de partijen in kaart zijn gebracht, komt de uitdaging om deze te overbruggen. Dit kan door middel van argumenteren, het gebruik van machtsmiddelen of creativiteit. De meeste mensen (zie boven) proberen door middel van argumenten de andere partij van hun gelijk te overtuigen. Eerst wordt de eigen positie gedefinieerd, en er worden argumenten verzameld dat die eigen positie ‘fair’ is. De andere partij doet echter precies hetzelfde. Er komen dus tegenargumenten en in 90% van de gevallen luisteren de partijen niet eens naar elkaars standpunt, maar zijn zij alleen maar bezig om hun antwoorden te repeteren. Door te praten in plaats van te luisteren wordt essentiële informatie weggegeven terwijl u belangrijke informatie van de tegenpartij niet verneemt. U moet zich realiseren dat u in feite van de andere partij verlangt dat zij twee keer toegeeft: een keer aan uw eisen en een tweede keer over het feit dat zij fout was. Beter is om informatie te proberen te krijgen over de belangen van de andere partij, veel open vragen te stellen en te luisteren.

Uiteindelijk zal het verschil moeten worden overbrugd doordat beide partijen concessies doen. In de voorbereiding van de onderhandelingsgesprekken is het goed om voor u zelf al vast te stellen op welke punten u bereid bent een concessie te doen. Bedenk dat elke concessie voor u een andere ‘waarde’ kan hebben dan voor de andere partij. Doe geen concessie zonder er één terug te vragen en laat uw concessies de richting van het einddoel aangeven. Met andere woorden: laat uw concessies steeds kleiner worden. Neem uw tijd, stel meer vragen en neem meer denktijd als u denkt dat het nodig is. Let ook op de sfeer van het gesprek:

• Vraag
• Praat niet teveel
• Luister
• Onderbreek de ander niet
• Vat samen
• Zwak de argumenten van de ander niet af
• Denk in alternatieven
• Houd niet vast aan één waarheid
• Bouw voort op gemeenschappelijke uitgangspunten
• Debatteer niet, probeer geen punten te scoren of aan te vallen
• Formuleer heldere doelen
• Als doel kiezen: het beste wat ik er van kan maken.

Evaluatie - Was uw voorbereiding voldoende? Hoe was de sfeer van het gesprek? Heeft u eruit gehaald wat erin zat? Evalueer de onderhandelingen. En leer ervan.