Goed debiteurenbeheer in 10 stappen

Debiteurenbeheer en incasso

Als uw klanten (debiteuren) te laat betalen, dan kunt u zelf ook in de financiële problemen komen. Een goed debiteurenbeheer voorkomt dit.

Goed debiteurenbeheer in 10 stappen:

Stap 1: Organiseer uw debiteurenbeheer

Slecht betalende klanten en lange betalingstermijnen kunnen een aanzienlijke schadepost voor uw bedrijf vormen. Als vorderingen lang openstaan, dan heeft dit directe gevolgen voor de liquiditeit van uw bedrijf. Als klanten helemaal niet betalen, dan kan uw winstprognose zelfs omslaan in verlies. Er zullen altijd hardnekkige wanbetalers zijn, maar een goed uitgestippeld debiteurenbeleid kan de schade voor uw bedrijf aanzienlijk beperken.

Debiteurenbeheer als vaste taak

U moet dus tijd vrij maken voor debiteurenbeheer. Ook als u dat liever niet doet. Organiseer uw debiteurenbeheer zo, dat het een vast onderdeel van de bedrijfsvoering is. Maak er een aparte taak van en breng deze onder bij iemand die: - goed met klanten overweg kan; - harde afspraken kan maken; - bevoegd is om betalingsafspraken te maken.

Stap 2. Check de klant vooraf

Zorg dat u vooraf weet met wie u zakendoet. Als u een nieuwe klant heeft, is het verstandig om vast te stellen dat dit daadwerkelijk degene is waarvoor hij zich uitgeeft. Misschien is de klant niet tekenbevoegd, roept zijn gedeponeerde jaarrekening vragen op, of is hij failliet. In het Handelsregister vindt u snel een eenvoudig informatie over ondernemers en hun bedrijven.

Financiële informatie

Als u twijfelt aan de financiële situatie van uw klant, dan kunt u dit tegen betaling laten checken bij commerciële leveranciers van kredietinformatie. Zo komt u bijvoorbeeld meer te weten over de gemiddelde betalingstermijn van uw klant, of eventuele financiële calamiteiten. Ook bieden deze leveranciers meer inzicht in trends als betalingsgedrag, financiële ontwikkelingen en calamiteiten in een branche. Een voorbeeld van een leverancier van kredietinformatie: Graydon. Er zijn nog veel meer manieren om uw klant vooraf te checken. Bijvoorbeeld via een website, of een eventuele referentielijst. De informatie die u verzameld kunt u gebruiken bij uw afweging of (en onder welke betalingsvoorwaarden) u met deze klant in zee gaat. De informatie kan ook aanleiding geven om bijvoorbeeld een kredietverzekering voor een specifieke order af te sluiten.

Stap 3. Let op de betalingstermijn

Als u zaken doet, dan is het verstandig om afspraken vooraf vast te leggen. Bijvoorbeeld in een offerte, opdracht- of orderbevestiging, of met algemene voorwaarden. Het wettelijke uitgangspunt is dat een klant direct moet betalen bij levering. In de praktijk gunnen ondernemers klanten vaak een betalingstermijn.

Aandachtspunten betalingstermijnen:

• Hanteer een termijn van maximaal 30 dagen.
• Noteer de termijn en houd uw klanten hier strikt aan. Als u soepel met de termijn omgaat, dan doen uw klanten hetzelfde.
• Neem de termijn duidelijk op in uw offerte, opdracht- of orderbevestiging en factuur.
• Zet de afspraken op papier en laat de klant tekenen voor akkoord

Flexibele betalingsvoorwaarden

Afhankelijk van uw producten of diensten en uw risico (bijvoorbeeld vanwege een voorinvestering of uw branche) kunt u de betalingscondities aanpassen. Bij een groot project waarbij u moet voor investeren, kunt u al bij de opdracht vragen om een aanbetaling. Ook kunt u afspreken dat u tijdens de looptijd van het project periodiek bedragen in rekening brengt. Zo spreidt u het risico en kunt u uw eigen prestaties opschorten als de klant niet betaalt.

Stap 4. Gebruik algemene voorwaarden

Het is vaak vervelend om bij het aangaan van een contract te beginnen over alle financiële voorwaarden die u stelt. Omdat deze voorwaarden vaak terugkomen in uw overeenkomsten, is het gebruikelijk en gemakkelijk ze op te nemen in 'algemene voorwaarden'.

Voordelen algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden zijn een middel om moeilijkheden in een later stadium te voorkomen. U kunt in algemene voorwaarden bijvoorbeeld standaard betalingstermijnen, incassobedingen en valutarisico’s regelen. Zorg er wel voor dat uw contractpartner voor het sluiten van de overeenkomst op de hoogte is van uw voorwaarden.

Stap 5. Factureer snel

Snel factureren Hoe sneller u factureert, des te sneller uw klant betaalt. Verstuur uw factuur dus stipt op tijd en zorg ervoor dat de factuur bij de juiste partij terecht komt.

Inhoud factuur

Zet in de factuur wat u, wanneer en tegen welke betalingsvoorwaarden hebt geleverd en vermeld de oorspronkelijk gemaakte afspraken.

Tussentijdse afspraken

Vaak wijkt het eindproduct af van wat er in eerste instantie is afgesproken. Bevestig tussentijdse afspraken met de klant schriftelijk en maak hiervan melding bij het opstellen van de factuur.

Stap 6. Betalingstermijn verstreken: nabellen

Is de betalingstermijn verstreken? Neem dan telefonisch contact op met de klant. U hoort dan waarom de factuur niet is betaald. U krijgt dan bijvoorbeeld het volgende te horen:- "De betaling is onderweg." - "U bent de eerstvolgende." - "Ons bedrijf heeft een eigen betalingstermijn, u wordt op (bepaalde datum) betaald." - "Helaas, wij kunnen u nog niet betalen, we wachten zelf nog op binnenkomend geld." - "Voorlopig betalen wij niet, want u heeft niet (of ondeugdelijk) geleverd."

Vervolgstappen.

Afhankelijk van de telefonische informatie en de klantrelatie die u heeft opgebouwd, bepaalt u de verdere acties.

Aanmaning

Als is toegezegd dat het geld onderweg is, en het staat na een week nog niet op uw rekening, dan kunt u overgaan tot de volgende stap: sanmaning.

Eigen termijn

Krijgt u de mededeling dat het bedrijf een eigen betalingstermijn hanteert (dit is vaak zo bij grote bedrijven) dan geldt deze termijn alleen als deze is overeengekomen. Als u de (grote) klant echter niet wilt verliezen, dan ligt het voor de hand om niet direct aan te manen. Het is waarschijnlijk beter om te wachten tot de datum waarop de betaling is toegezegd en hiermee zoveel mogelijk rekening te houden in uw financiële bedrijfsvoering.

Uw klant kan (nog) niet betalen

Als u klant niet betaalt, dan is belangrijk om vast te stellen of er sprake is van betalingsonwil of -onmacht.

Uw klant wil (nog) niet betatalen

Vraag wat er mis is met de levering en kom uw verplichtingen zonodig alsnog na. Win bij een blijvend meningsverschil advies in. Bijvoorbeeld via uw rechtsbijstandsverzekering of het advocatenspreekuur van de KvK.

Stap 7. Aanmaning

Als de betalingstermijn is verstreken en de debiteur niet heeft betaald, dan is hij 'in gebreke'. Voorheen moest u dan eerst een officiële ingebrekestelling versturen. Dat hoeft nu niet meer. Wel is het gebruikelijk (niet verplicht) eerst nog per sommatiebrief te waarschuwen, voordat u een incassobureau of deurwaarder inschakelt.

Herinnering

U doet er vaak verstandig aan de (eerste) brief die u stuurt nog vriendelijk, maar wel zakelijk, van toon te laten zijn. Noem de datum waarvoor het geld ontvangen moet zijn, bijvoorbeeld 2 weken na dagtekening van de brief.

Sommatiebrief

Als uw klant  op het aangegeven tijdstip niet heeft betaald, dan is het tijd voor een formele aanmaning. Stuur deze sommatiebrief zowel aangetekend met ontvangstbevestiging, als per gewone post. Vermeld in debrief dat u deze aangetekend en per gewone post hebt verstuurd en bewaar een kopie van beide brieven. De geadresseerde kan ontkennen dat hij de gewone brief heeft ontvangen en weigeren de aangetekende brief aan te nemen. Als u de brief echter aangetekend en per gewone post hebt verstuurd, dan kan de ontvanger dit formeel (juridisch) niet meer ontkennen.

Wettelijke rente

Als een betaling niet op tijd binnen is, dan is de klant wettelijke rente verschuldigd. Maak hiervan melding van in uw sommatiebrief.

Stap 8. Andere juridische middelen

Naast nabellen en aanmanen kunt u er op verschillende manieren voor zorgen dat de schade beperkt blijft als een debiteur niet betaalt. Voordat u dit doet, is het echter verstandig om eerst te overleggen met een juridisch adviseur.

Eigendomsvoorbehoud

Het 'eigendomsvoorbehoud' is een goed en gebruikelijk beding in algemene leverings- en betalingsvoorwaarden. Hierdoor bent u de eigenaar van het geleverde, totdat de klant heeft betaald.

Recht van reclame

Ook als u niets in uw algemene voorwaarden heeft opgenomen, kunt u geleverde goederen terugvorderen als de klant niet betaalt (het 'recht van reclame'). Dit kan ook bij surseance of faillissement. U moet de goederen binnen 6 weken na het verstrijken van de betaaltermijn terugvorderen.

Opschortingsrecht

Het algemene opschortingsrecht maakt het mogelijk om& het nakomen van de eigen verplichting op te schorten tot de tegenpartij heeft betaald. De opschorting moet wel (rekening houdend met alle omstandigheden) redelijk en billijk zijn.

Betalingsregeling

Als uw klant tijdelijk krap bij kas zit (tijdelijke betalingsonmacht), dan kunt u een betalingsregeling voorstellen. Zet deze regeling op papier. Spreek& altijd af dat de regeling vervalt zodra uw klant stopt met betalen op de afgesproken momenten.

Stap 9. Factoring: uw debiteurenbeheer uit handen geven

De voorgaande stappen om een goed debiteurenbeheer te organiseren, kunt u zelf zetten, eventueel met de hulp van een juridisch adviseur. Als u hiervoor geen tijd heeft, dan kunt u een incassobureau of deurwaarder inschakelen. Afhankelijk van uw financieel belang, bewijspositie en de situatie van de debiteur kunt u overwegen een gerechtelijke procedure te starten.

Factoring

Een andere manier om van uw incassozorgen af te zijn, is factoring. Hierbij draagt u uw debiteurenbestand over aan een bank of factormaatschappij ('factor'). De factor:

• Neemt het risico over dat een klant niet betaalt.
• Onderzoekt de kredietwaardigheid van klanten.
• Stelt een doorlopende kredietlimiet vast per klant.

U krijgt uw geld van de factor in principe op de vervaldag van uw facturen, ook als de klant nog niet heeft betaald. Een factormaatschappij slaagt er vaak (10-20%) in facturen eerder te innen.

Kosten factoring

Factoring is niet alleen een manier om van uw incassozorgen af te zijn en een vorm van kredietverzekering, maar ook een financieringsvorm. Verkochte goederen worden onmiddellijk betaald. Er wordt een provisie ingehouden, waarvan de hoogte afhankelijk is van de aard van uw bedrijf en de kredietwaardigheid van uw afnemers.

Is factoring interessant voor u?

Of factoring in uw geval een goede zaak is, moet u met uw accountant en bank bespreken (zie ook onderstaande checklist). Meestal is factoring pas interessant bij bedragen vanaf ongeveer € 250.000 inclusief BTW. De factortarieven bestaan bij de meeste factormaatschappijen uit een basisbedrag per kwartaal, een vast bedrag per factuur en een opslag van de omzet.

Klanten informeren

Als u uw rekeningen laat 'factoren', vermeld dit dan op uw facturen (liefst ook in uw leveringsvoorwaarden en contracten), dan overvalt u uw klant er niet mee. Vermeld bijvoorbeeld: 'Ter vereenvoudiging van onze administratie hebben wij de incassering van al onze vorderingen opgedragen aan Factoring Maatschappij’. Is factoring interessant voor u? Beantwoord de volgende vragen:

• Vormen debiteuren meer dan 30% van de balans?
• Loopt de debiteurentermijn op?
• Zijn er pieken in de debiteurensaldi?
• Is er sprake van een groeiende omzet?
• Is er een hoge werkdruk op de debiteurenadministratie?
• Heeft u te maken met (onverwachte) debiteurenverliezen?
• Is er een spreiding in debiteuren?
• Heeft u alleen te maken met zakelijke debiteuren en de overheid?
• Bevinden uw debiteuren zich in de sectoren zakelijke dienstverlening, productiebedrijven en groothandel?
• Als u enkele van deze vragen met 'ja' kunt beantwoorden, overweeg dan samenwerking met een factormaatschappij.

Stap 10. Vraag om teruggave BTW

Als u over het afgelopen jaar klanten heeft die niet meer zullen betalen (dubieuze debiteuren), dan kunt u de inspecteur verzoeken de BTW terug te geven die u vanwege deze klanten heeft betaald.

Bewijsstukken overleggen

U moet bewijsstukken van de oninbaarheid van de vordering overleggen, bijvoorbeeld van incassomaatregelen die u heeft getroffen.

Tijdig een verzoek doen

U moet het verzoek doen bij de laatste aangifte van dat jaar, of in ieder geval direct na het vaststellen van de jaarrekening. Verder moet u het verzoek doen als redelijkerwijs vaststaat dat uw klant niet meer gaat betalen. Dat is al vaak ruim voordat een ondernemer failliet wordt verklaard. Wacht dus niet te lang, anders kan de Belastingdienst de teruggaaf weigeren.